Yandex.Metrica

Может ли ваш бизнес тратить время на ожидание оплаты дебиторской задолженности? Что ж, ответ здесь должен быть отрицательным, не так ли? Своевременная оплата - один из самых сложных и важных аспектов ведения бизнеса. В конце концов, невозможно справиться с бизнес-расходами, не имея надлежащих денежных потоков.

Выставление счетов клиентам - один из важнейших шагов для получения оплаты за оказанные услуги. Кроме того, существует огромная потребность в том, чтобы как можно быстрее получать счета перед клиентами, потому что это единственный способ заставить их заплатить раньше. Суть в том, что для эффективного управления денежными потоками вам нужен эффективный процесс выставления счетов. Процесс, который просто позволяет вам быстро ввести данные конкретного клиента / задания, и все готово - просто нажмите «Отправить».

И снова все не так просто, как кажется; Ошибки при выставлении счетов стали обычным явлением из-за нескольких факторов. Время от времени мы можем ожидать одну или две незначительные ошибки, но постоянный набор ошибок может привести к плачевным результатам. Ниже приведен список из 5 важных вещей, о которых вам нужно помнить, прежде чем отправлять онлайн-счет своим клиентам.

 

Отправка онлайн-счета Выставленный счет? Обдумайте этот контрольный список, прежде чем нажимать «Отправить»

У автоматического процесса выставления счетов есть несколько преимуществ, прежде чем их обсуждать; вот несколько советов, которые вам следует помнить, прежде чем отправлять онлайн-счета вашим уважаемым клиентам.

1. Используйте первоклассное программное обеспечение для выставления счетов

Программное обеспечение для выставления счетов позволяет создавать счета за секунды. Пользователи могут автоматически отправлять онлайн-счета своим клиентам, а также отслеживать, заплатили они или нет. Доступно множество бесплатных услуг и услуг по подписке, поэтому убедитесь, что вы выбрали лучший вариант, который отвечает требованиям как вас, так и вашего клиента.

2. Установите правила оплаты

Отправка счетов без каких-либо инструкций - это большой риск; клиенты могут начать воспринимать вещи как должное. Разработайте инструкции по оплате с самого начала, это гарантирует, что ваши клиенты будут знать, когда и как вы хотите получать деньги. Агентства должны прояснить несколько вещей:

  • Способы оплаты, принятые агентством
  • Сроки
  • Плата за оказанные услуги
  • Сборы за просрочку платежа

3. Настройка периодического выставления счетов

Отправка онлайн-счета не гарантирует 100% своевременную оплату, это происходит потому, что клиенты могут пропустить или просто забыть оплатить. Поэтому настройте параметры периодического выставления счетов для своих клиентов, эта автоматическая функция будет гарантировать, что с банковского счета / кредитной карты клиента будет автоматически списываться ежемесячная оплата. Программное обеспечение для выставления счетов позволяет вводить такую ​​информацию, и будет разумно использовать эту функцию для автоматического получения платежей.

4. Скажите «нет» бумажным счетам - просто отправьте электронное письмо

Сегодня отправка бумажных счетов-фактур является полностью устаревшей тенденцией, и у нее также есть свои минусы, часто следует обращать внимание на неправильное размещение. Итак, как предотвратить эту проблему? Безбумажный. Да, просто отправьте онлайн-счет по электронной почте, шансы потерять его таким образом очень меньше. Еще одно преимущество отправки онлайн-счетов - это ускорение процесса оплаты.

5. Включите вашу контактную информацию

Счета-фактуры обычно проверяются несколько раз несколькими людьми, прежде чем они будут окончательно утверждены. Поэтому всегда указывайте свои контактные данные, чтобы таким людям было легче узнать, кому они платят. Некоторые важные сведения, которые следует включать в онлайн-счета:

  • Полное имя
  • Адрес
  • Электронная почта
  • Номер телефона

During the contract tenure, agencies send out a number of invoices, hence it is very important to keep a track of the payment history. This can be done by creating a customer database; this database will not only help in tracking the pending and received payments but also uncover valuable insights on the payment patterns of the clients.

Преимущества эффективной системы онлайн-биллинга

По мере развития бизнеса возрастает потребность в эффективном и быстром биллинговом решении. Итак, для стабильного и непрерывного роста бизнеса вложение в надежную биллинговую систему - логическая идея для каждого агентства. Тип бизнеса не имеет значения, системы выставления счетов онлайн предлагают множество преимуществ для каждого из них, ознакомьтесь с некоторыми из них прямо здесь:

  • Мобильность - Выставление счетов клиентам онлайн дает несравненное удобство пользователей. Пользователи могут создавать онлайн-счет в любое время и из любого места, единственное требование - это доступ к Wi-Fi.
  • Экономия затрат и времени - Почтовые расходы, бумага и чернила можно добавить к общим расходам компании, но с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов агентства могут удобно проводить транзакции и экономить средства, связанные с печатью счетов и покупкой канцелярских принадлежностей. Кроме того, быстрое и эффективное выставление счетов снижает вероятность ошибок при выставлении счетов по сравнению с обработкой вручную; это помогает сэкономить и время, и деньги.
  • Сокращение административных расходов - Быстрое и эффективное выставление счетов помогает снизить допустимую погрешность по сравнению с обработкой счетов вручную. Эта автоматизированная система помогает сэкономить ценное время сотрудников, которое можно инвестировать в более прибыльные области бизнеса.
  • Делает отчетность простой - Пользовательские панели инструментов позволяют создавать удобные отчеты, выявлять наиболее прибыльных клиентов / заказчиков, также помогает в определении схем оплаты и денежных потоков проекта.
  • Счета-фактуры по электронной почте - Нет времени ожидания, связанного с получением счетов-фактур, так как выставление счетов онлайн системы полностью устраняют необходимость в традиционной обычной почте. Эти автоматизированные системы отправляют счета по электронной почте напрямую клиентам, помогая получать более быстрые платежи.

Заключительные мысли

Это очень шокирующий факт, узнать, что до сих пор многие агентства используют ручные процессы для создания клиентов. счета-фактуры или использовать устаревшее программное обеспечение для выставления счетов. Думаю, они не знают о том, что сегодня существует множество более эффективных способов создания онлайн-счетов, а также отслеживания финансовых показателей компании.

Сегодняшний конкурентный рынок требует, чтобы компании вкладывали средства в более совершенные технологии, такие как онлайн выставление счетов для экономии драгоценного времени и денег. Программное обеспечение для выставления счетов ReportGarden может держать вас в курсе и лучше контролировать свой бизнес за счет автоматизации выставления счетов и обработки дебиторской задолженности на ходу.

Sudheer Varma

О сайте Sudheer Varma

Построение отношений путем решения проблем с отчетностью рекламных агентств по всему миру. Цифровой маркетинг - это путь вперед, и наша команда использует эту волну для эффективных продаж. Я считаю, что продажи = опыт + решение проблемы.