Yandex.Metrica

Zack Spear является совладельцем ICS Creative Agency, канадское маркетинговое агентство, овладевшее искусством автоматизации и эффективности.

Большинство агентств могло только мечтать о своих 1: 100   Соотношение количества клиентов и сотрудников. Тем не менее, ICS удается приносить результаты своим клиентам с помощью пяти сотрудников и нескольких их любимых фрилансеров. В любой момент у них не более двенадцати человек, включая владельцев, работающих над клиентским бизнесом.

Zack Spear of ICS Creative Agency riding a scooter.

Зак Спир - совладелец ICS Creative Agency. В этой статье исследуются его любимые способы автоматизации агентских процессов.

Их бизнес-модель представляет собой сочетание разовых услуг и повторяющейся работы, которая приносит стабильный доход. Многие из их клиентов приходят к ним за новым веб-сайтом, а затем покупают план хостинга, когда он готов. Хотя веб-сайты - их специальность, ICS Creative Agency делает гораздо больше, чем просто создание веб-сайтов: они также работают с клиентами над поисковой оптимизацией, автоматизацией маркетинга, управлением социальными сетями и входящим маркетингом.

Как они это делают. много ниш с такой относительно небольшой командой? Ключевым моментом, по словам Зака, является автоматизация и талант.

В этой статье мы рассмотрим, как ICS подходит к найму, а также конкретные инструменты, которые Зак рекомендует агентствам, ищущим чтобы делать больше за то же время.

Список бонусных действий:  Получите наши 3-page PDF summary пунктов действий вы можете использовать  для автоматизации процессов вашего агентства на основе совета Зака.

Сотрудники агентства по найму: четыре совета от креативного агентства ICS

Прежде чем мы погрузимся в технологию, благодаря которой креативное агентство ICS работает, давайте сначала исследуем, что они делают для привлечения и удержания своих талантливых сотрудников .

У Зака ​​есть четыре основных совета по поводу найма.

1. Нанимайте разносторонне одаренных людей

Когда у вас небольшая команда, каждый участник «должен уметь носить разные шляпы», - объяснил Зак. Хотя в прошлом ICS Creative Agency нанимало людей, которые хорошо разбирались только в одном сегменте своего бизнеса, они обнаружили, что это не лучшая стратегия для их компании. « Если они не действительно хороши в этом, ничего не получится  он объяснил.

Как и положено, их менеджер по коммуникациям также занимается управлением социальными сетями и созданием контента. Их менеджер по развитию бизнеса специализируется на продажах и хорошо разбирается в маркетинге. Их креативный директор - отмеченный наградами графический дизайнер, но также является опытным видеооператором, редактором и фотографом.

Это политика, отражающая то, как работают сами владельцы. Зак начинал разработку, прежде чем специализировался на цифровом маркетинге, и он все еще может заниматься графическим дизайном, когда это необходимо. Его партнер, Майк Кэпсон, разработчик, который также имеет опыт в дизайне, видео и фотографии.

Если бы они не наняли разносторонне одаренных сотрудников - и сами были бы разносторонне одаренными, - им бы потребовалось много большая команда для выполнения того же объема работы.

2. Нанять продавца

Честно говоря, найм продавца даже не был в центре внимания Зака ​​и Майка, пока в 2010 году к ним не обратился человек, предложивший работать только на комиссионных. Услышав его предложение, они поняли, что это может помочь только их агентству.

Если их продавец не добьется успеха, это не повлияет на их количество. Если ему это удастся, их единственной задачей будет не отставать от темпов выполнения своих заказов. По мнению Зака, это было вызовом, который стоил того.

Когда их продажиdid быстро росли, они привлекли фрилансеров, чтобы помочь им с рабочей нагрузкой, в конечном итоге приводит к увеличению количества сотрудников.

3. Расставьте приоритеты по рекомендациям

Некоторые из лучших сотрудников Зака ​​были рекомендации от людей, которых он знал и которым доверял. Другие были фрилансерами, с которыми они работали раньше, и были готовы перейти на оплачиваемую работу.

That’s not to say you should only ever hire people who have been referred to you, but it’s worth asking your peers if they can refer talent to your agency.

4. Обратите внимание на медленное время отклика (и другие красные флажки)

Оглядываясь назад, Зак понял, что есть несколько простых признаков, на которые следует обратить внимание при собеседовании с потенциальным сотрудником. Как быстро они отвечают на ваши электронные письма? Как их грамматика и правописание в их ответах по электронной почте? Если вы отправите им приглашение календаря Google, они его примут?

Если кандидату требуется больше нескольких дней, чтобы ответить им, Зак считает это красным флажком. И если они не могут придумать, как назначить встречу с вами, это не многообещающе, учитывая, что большинство сотрудников агентств должны обладать техническими знаниями.

По мере того, как вы нанимаете больше членов команды, вы можете найти другие небольшие поведенческие тики, которые служат подсказкой, когда кто-то не подходит для вашего агентства.

Инструменты, которые позволяют креативному агентству ICS работать по графику

Талантливая, многозадачная команда члены, которые поддерживают работу ICS Creative Agency, являются ключом к успеху агентства. К сожалению, у них те же ограничения, что и у всех остальных: в сутках не так уж много часов.

Креативное агентство ICS настолько успешно, потому что они использовали технологии для увеличенияdrastically что они могут сделать в любой день. Вот их любимая технология и то, как они используют ее для эффективного управления таким количеством клиентов.

ClickUp: Организация

ClickUp Homepage Design

ClickUp - предпочтительный инструмент Зака ​​для управления операции агентства.

Любой, кто занимается операциями в агентстве, знает, насколько сложно:

  1. Заставить всех использовать одно и то же программное обеспечение для управления проектами
  2. Найти программное обеспечение, которое действительно работает для рабочих процессов агентства.

«Я честно использовал все инструменты управления проектами, которые когда-либо были созданы», - сказал Зак. Этот поиск привел его к относительно новому инструменту под названием Zack said. That search led him to a relatively new tool called ClickUp. Инструмент предлагает четыре различных стиля панели мониторинга, а также более 130 функций, которые подходят для различных сценариев использования - это удобно, когда вы хотите, чтобы люди, выполняющие совершенно разные роли, сотрудничали.

«Мне нравятся готовые шаблоны. Допустим, у нас есть новый веб-сайт: все, что я делаю, это захожу в ClickUp, создаю пространство под названием (имя клиента) и выбираю тип проекта - в данном случае новый. разработка веб-сайтов. Затем он просто выстраивает всю эту структуру с указанием того, кто что делает, каковы сроки выполнения и сколько времени это должно занять », - сказал он.

Заку нравится, как быстро продукт улучшается. «У них около 50 разработчиков, поэтому они выпускают новые продукты и функции почти каждую неделю. Интеграция потрясающая », - сказал он. Его любимая интеграция - со Slack. «Мы можем создавать задачи прямо в Slack и видеть их в ClickUp», - добавил он.

ClickUp может свободно хранить до 100 МБ. После этого они берут 5 долларов в месяц за пользователя за неограниченное хранилище, неограниченную интеграцию и расширенную отчетность.

ReportGarden: Отчетность по кампаниям

A sample of a report generated by ReportGarden.

ReportGarden генерирует легко- чтобы автоматически понимать отчеты для клиентов.

Встречи с клиентами для ознакомления с данными кампании отнимают много времени. И хотя он с радостью отвечает на вопросы и назначает встречи по мере необходимости, Зак не любит ежемесячные встречи, чтобы просто перебрать цифры.

Итак, он использует ReportGarden для настройки пользовательских панелей мониторинга для соответствующих клиентов. Когда они хотят увидеть, как продвигаются их кампании, они входят в свой портал и просматривают панель инструментов, созданную Заком. для них. Если они хотят поговорить с кем-то из агентства после просмотра данных, они могут щелкнуть ссылку и запланировать место в своем календаре.

Хотя некоторые клиенты предпочитают отчеты, большинству его клиентов понравилась функция панели инструментов большинство. «Более заинтересованным клиентам нравятся настраиваемые информационные панели и возможность видеть данные в реальном времени. Им нравится, что они могут войти и подумать: «О, хорошо. Вот сколько просмотров у меня сегодня по сравнению с отчетом, который показывает мне числа за месяц », - сказал он.

Ему также нравится, насколько легко ReportGarden использовать и интерпретировать. «Я посмотрел на другие инструменты отчетности, и они оказались сверхсложными, в то время как это подходит среднему человеку, не являющемуся маркетологом», - сказал он. ReportGarden позволяет ему легко настраивать отчеты, а его клиентам легко понять, как идут их маркетинговые усилия.

Цены на ReportGarden начинаются с 149 долларов в месяц.

HubSpot: Workflow Automation

HubSpot is perfect for workflow automation.

В то время как HubSpot имеет обширную набор маркетинговых инструментов, Зак использует его для дополнительной цели: автоматизация рабочего процесса.

Спросите любого маркетолога, и он скажет вам, что HubSpot известна автоматизацией маркетинга. Но Зак и его команда используют HubSpot для рабочего процесса автоматизации.

Изначально они начали использовать HubSpot для CRM. «Мы обнаружили, что рассказываем клиентам о HubSpot CRM, и они спрашивали нас, как это работает. Мы поняли, что если мы собираемся потратить на это время, то, очевидно, нам придется взимать за это плату », - сказал он.

Итак, он заставил себя сесть и получить несколько сертификатов HubSpot, зная знания были бы чрезвычайно полезны для его клиентов. Тем временем он понял, что они могут использовать его для своих внутренних процессов.

«У нас есть все типы услуг, которые мы предлагаем, в папке. Мы записали персонализированными токенами все электронные письма, которые мы будем отправлять в ходе этого проекта, », - сказал он. Они могут автоматически отправлять такие вещи, как стартовое электронное письмо, электронное письмо, в котором объясняется, с какими членами команды они будут работать, электронное письмо, документирующее, над чем они будут работать в данную неделю, электронное письмо, уведомляющее их о том, что дизайн их домашней страницы готов для проверки и т. д.

Электронная почта для всего рабочего процесса идет вниз по построенной ими воронке. «Изначально мы потратили много времени на создание этих писем, потому что в основном это один и тот же скелет. Если вы выполняете один и тот же проект или один и тот же тип работы, вы можете просто использовать его повторно, а затем персонализировать », - сказал он.

HubSpot работает по модели freemium и может стоить до 3200 долларов в месяц.

Slack: общение

Slack is the perfect platform for real-time communication.

Slack - отличный способ облегчить внутренние разговоры и общение с клиентами.

Их так много причины, по которым Зак и его команда любят использовать Slack. «Это удобно, на вашем телефоне, на рабочем столе. У всего есть история. Он хранит все файлы в одной области. Он держит каждого клиента в одном месте », - сказал он о платформе обмена мгновенными сообщениями.

В настоящее время они используют приложение как для внутреннего общения, так и для общения с клиентами. У команды есть внутренний канал, ориентированный на клиента, но они также поддерживают «канал поддержки» для каждого клиента. «Это просто упрощает разговор. Больше нет: «Эй, я написал Эрику по электронной почте, и я не получил от него ответа, ты знаешь ответ?» Все на одной странице. Я думаю, что это хорошая идея - перестать так часто пользоваться электронной почтой. Благодаря ему все остается очень прозрачным », - сказал он.

И хотя он делит офисное пространство со своими сотрудниками, они больше говорят о Slack, чем при личной встрече. «Это офис с открытой концепцией, но мы все еще говорим о Slack весь день», - засмеялся он.

Slack бесплатен для большинства пользователей; премиум-функции начинаются с 6,67 долларов за активного пользователя в месяц.

PandaDoc: Proposals

A preview of the PandaDoc platform which allows you to create legal documents and questionnaires.

PandaDoc позволяет быстро создавать юридические документы и анкеты. (Изображение предоставлено: GetApp)

Зак использует PandaDoc, инструмент предложения, для создание юридических документов в процессе продаж. Он также использует его для создания анкет для заполнения клиентом. «Один из первых рабочих процессов, который мы включаем, - это когда клиент получает анкету по электронной почте. Все дело в том, каким вы хотите видеть сайт, кто ваши основные конкуренты, что вам нравится и что не нравится на их сайтах, есть ли у вас слоган компании… просто получить как можно больше информации », - пояснил Зак. || 169

It’s the alternative to him getting all the information in a meeting, which eats up his time (and means his creative director gets a secondhand account of that information). Instead, it’s the client’s responsibility to fill out the questionnaire.

« Если клиент колеблется, то он, вероятно, не подходит. If they’re not going to spend five minutes to do a questionnaire, that’s a red flag, because there will be more information that we need from them during the project,” Zack added.

Теперь, когда они Я создал несколько шаблонов, инструмент в основном состоит из перетаскивания для перемещения контрактов. И всякий раз, когда они узнают что-то из взаимодействия с клиентом, они возвращаются в PandaDoc и настраивают шаблон.

План команды для PandaDoc составляет 49 долларов в месяц на пользователя.

Приложение Marvel: прототипы и макеты

A preview of the Marvel App

Приложение Marvel позволяет создавать и делиться макетами с клиентами. (Изображение предоставлено: Люсия Бустаманте)

«Мы используем Marvel App в нашем дизайне процесс. Вместо того, чтобы отправлять кому-то длинный файл .png домашней страницы, мы используем его, чтобы дать вам представление о том, как он будет выглядеть на настольном компьютере и мобильном телефоне », - сказал Зак.

До того, как они начали использовать Marvel. App, они потратили много времени, объясняя клиентам, что их веб-страницы не будут выглядеть точно так же, как сверхдлинный файл PNG.

«Это также дает возможность клиенту получить прямой отзыв о дизайн. Они могут щелкнуть что угодно и сказать: «Нам это не нравится» или «Замени это на это». Нет никаких догадок », - сказал он.

Объедините эту способность, чтобы получить обратную связь с тот факт, что все сообщения о проектах хранятся в одном месте - приложении Marvel - и у вас есть прототип инструмента, который экономит часов при обмене информацией с клиентами.

Планы команды для Marvel App начинаются с 42 долларов в месяц.

QuickBooks: Бухгалтерский учет

A sample of the QuickBooks platform

QuickBooks - это предпочтительный инструмент бухгалтерского учета Зака.

Прошли те времена, когда электронные таблицы для анализа данных компаний. Любой владелец агентства, желающий сэкономить много времени и здравомыслия, не платя штатному бухгалтеру, нуждается в программном решении.

Поскольку QuickBooks работает в облаке, это позволяет ICS Creative Agency подключиться к одному из своих платежей процессоры, PLOOTO. PLOOTO позволяет осуществлять электронные переводы средств и регулярные платежи; он будет привязан к счету в Quickbooks Online и помечен как оплаченный, когда платеж будет завершен.

Зак использует Quickbooks для управления бухгалтерией агентства и для автоматической отправки счетов клиентам. Это означает, что он редко участвует в отслеживании, если клиент задерживает платеж.

Цена для Quickbooks значительно варьируется в зависимости от того, какую версию вы выбираете и покупаете ли вы, пока она продается .

Заключение

Технологии изменили способ ведения бизнеса ICS Creative Agency. Так большая часть их процессов автоматизирована, что позволяет им распределять человеческий труд по наиболее важным видам деятельности.

«Это определенно дает вам больше понимания того, что происходит», - сказал Зак об используемых ими инструментах. . «Все прозрачно. Вы можете видеть, кто что делает; вам не нужно гадать, что делается. И это позволяет мне больше сосредоточиться на развитии бизнеса, чем на выполнении всех практических задач ».

Между тем снижение затрат на найм означает, что у них будет больше доходов. В настоящее время они реинвестируют эту прибыль в бизнес.

« Все, что мы получили, вернулось в бизнес и сотрудников. Мы делаем. регулярное повышение заработной платы, мы регулярно выплачиваем пособия и проводим много мероприятий по созданию команды, чтобы это стало хорошей культурой. И затем, очевидно, мы инвестируем в эти программные продукты, которые стоят недешево. Но в будущем это сделает все лучше ».

Список бонусных действий:  Получите наш 3 - страница PDF-сводка of action items вы можете использовать для автоматизации процессов вашего агентства на основе совета Зака.

Olivia Seitz

О компании Olivia Seitz

Оливия - контент-стратег в Grow & Convert, которая любит науку, кошек и свинг. Каждую рабочую неделю ей нравится сочетание написания, редактирования и стратегии.

Действия [PDF] для автоматизации процессов
В вашем
Агентстве.

Действия [PDF] для автоматизации процессов
В вашем
Агентстве.