Yandex.Metrica

Райан Стюарт является основателем WEBRIS, a digital marketing agency based in Miami, Florida, which was acquired in 2018 by I'm From The Future (IFTF). Райан хорошо известен в мире маркетинга за то, что он неустанно создавал и обучал процессам, которые он использовал для масштабирования WEBRIS до 1,1 миллиона долларов AR всего за полтора года. Те системы - это то, что позволило ему сделать шаг назад как собственнику и пересмотреть свою роль, позволив своим сотрудникам взять на себя ту работу, которую он раньше делал сам. Райан Стюарт, директор по маркетингу и основатель маркетингового агентства WEBRIS.

Ryan Stewart of WEBRIS shares the techniques he used to build robust, scalable agency processes.

Ryan Stewart, CMO and Founder of marketing agency WEBRIS.

Это дало ему свободу выбора приобретения, когда его друг, Ник Юбэнкс, хотел купить WEBRIS. И теперь он может посвятить себя работе, которая ему действительно нравится: росту продаж, маркетингу бренда и консультированию других агентств. Когда мы сели, чтобы обсудить, что сделало его процесс для процессов таким замечательным, Райан поделился:

  • Две большие ошибки, которые владельцы агентств совершают с процессами агентства
  • Как начать выстраивать процессы в собственном агентстве
  • Когда есть смысл нанять консультанта.

Таковы основы (более подробных) советов, которые он дает владельцам агентств во время консультаций. Давайте углубимся в каждую из них.

Список бонусных действий:  Получите наш 2-страничное резюме в PDF-формате of action items, которые вы можете использовать для построения процессов вашего агентства на основе совета Райана.

Две распространенные ошибки, которые совершают владельцы с процессами агентства

1. Пытаться копировать других (вместо того, чтобы использовать свои сильные стороны)

«Часто люди хотят подражать успехам других людей, хотя им не следует этого делать», - сказал Райан. Многие владельцы агентств, которых он посоветовал, преследовать чужие истории успеха, а не строить свои собственные (ирония не ускользнула от автора статьи, побуждающей вас подражать чьей-то истории успеха).

Вот в чем дело: То, что сделало Райана и его агентство успешными, может не быть то, что делает успешными вас и ваше агентство. Почему? Потому что у всех разные сильные стороны. Райан знал, что он сильный процессный человек: он мог обучать новых людей повторять методы, которые он использовал для достижения результатов. Это было не весело, но у него это хорошо получалось.

С другой стороны, он ужасен в установлении связей и агрессивных продажах. «У меня есть друзья, отличные продавцы, которые построили агентство на основе этой способности. Они построили организацию вокруг лидогенерации посредством холодных звонков и работы с клиентами и сосредоточились на закрытии этих потенциальных клиентов по любой возможной цене. Они его сокрушают (+ 15 миллионов долларов в год). Они знают, что у них действительно высокий уровень оттока, но их продажи настолько сильны, что, пока они продают клиентам, они растут. Они могут уменьшить отток, постоянно закрывая новые сделки ».

Тактика, которую его знакомые используют для управления агрессивными организациями, основанными на продажах, не та же тактика, которую Райан использовал бы (или мог бы) использовать для работы ВЕБРИС. И если бы он попытался использовать советы, которые сработали для этих компаний, они бы не сработали для его агентства.

Вместо этого основатели должны сосредоточиться на том, что делает их  agency strong, then double down on tactics that will make that stronger. “I enjoy marketing. I enjoy the act of creating content.

Мне нравится строить входящие воронки лидов и брендировать. Это моя сильная сторона, - поделился Райан. «Но я не могу брать трубку и звонить людям холодно. Я не умею нанимать людей, потому что плохо разбираюсь в талантах и ​​том, как они вписываются в организацию. Я смотрю на всех и думаю, что у них есть потенциал ».

Если вы хотите выстроить процессы и масштабировать, вам нужно твердо понимать свои сильные и слабые стороны - вместе с реалистичной оценкой того, что ваша команда может и не может реализовать в ее текущем состоянии.

Тем не менее, некоторые учредители пройдут это упражнение и подумают, что, поскольку они не «Обрабатывают» людей, им не нужны процессы. Это приводит нас к ошибке №2.

2. Думая, что вам не нужны процессы агентства

Многие владельцы агентств, которых советует Райан, думают, что им не нужны процессы. Они много говорят о том, что их услуги «созданы специально» для клиентов. Но, по словам Райана, всем нужны процессы, включая агентства, предлагающие персонализированные услуги.

«Если вы хотите масштабировать что-либо, это должно быть то, что вы можете делать многократно», - сказал Райан . Особенно в маркетинге, где результаты никогда не гарантированы, важно выстроить набор процессов. Вы учитесь на том, что работает, а затем продолжайте это делать.

Еще одна проблема - это размер прибыли. «В сфере услуг, особенно в сфере услуг, вы сразу же достигли предела своей рентабельности», - сказал Райан. Если вы хотите, чтобы рентабельность увеличивалась, вам нужны способы, позволяющие людям быстрее выполнять свою работу, и способы, позволяющие им передать работу работникам с более низкой оплатой труда. И этого никогда не случится без процессов, которым они могут следовать.

«Лучший способ добиться этого - создать систему, позволяющую обучать людей начального уровня работе с вашей системой и позволять им расти в вашей рамки », - добавил он.

Установленные процессы позволяют их обучать и масштабировать.

Как начать создание процессов агентства

A WEBRIS team outing.

Команда WEBRIS во время социальной в апреле 2018 года.

Построение процесса для большинства людей - это не весело. Для этого необходимо записывать каждую деталь того, что вы делаете регулярно, сообщать эти детали в понятной для ваших сотрудников форме и бесконечно устранять неполадки. Но результат - системы, которым могут следовать ваши сотрудники для получения повторяемых и надежных результатов - означает, что вы можете тратить свое время на то, чем хотите заниматься.

Ниже приведены три шага, которые вы можете предпринять, чтобы добиться этого. происходит.

1. Знайте свою дорожную карту

Трудно понять, какие процессы вы должны построить в первую очередь, если вы не знаете, куда движется ваша компания. Составление дорожной карты помогает вам выбрать, какие действия вы предпримете, чтобы гарантировать, что ваша компания будет соответствовать вашим целям.

Каждое агентство достигает пика, а затем плато на разных уровнях ведения бизнеса. Для Райана первое плато наступило, когда WEBRIS достигла дохода в 50 тысяч долларов в месяц. Чтобы преодолеть эту точку и расти больше, нужно что-то изменить.

«Иногда это процесс, может быть, конвейер, иногда - люди. Это может быть много разных вещей, - сказал Райан. Как только вы поймете, что мешает вам перейти на 3, 5, 10 и более миллионов долларов, вы можете начать расставлять приоритеты.

2. Создавайте то, что вы знаете, и будьте частью процесса

«Вы должны очень хорошо знать свой продукт или услугу, потому что вы не можете построить процесс вокруг чего-то, чего вы не понимаете, », - сказал он.

Когда вы будете готовы к построению процессов, вы должны выбрать то, что ваша компания уже делает хорошо. Выбор чего-то непроверенного - это путь к разочарованию и потере времени. 110

In addition, Ryan believes that you, as the company founder or owner, should be the one to build the processes — at least in the beginning. If you’re already running a $10M business, then there’s probably someone more “in the thick of it” who could take charge. Ideally, you’ll build out processes for tasks you’re still currently doing. But if you’ve handed off that task to someone else, you would need to work closely with them to build out documentation and learning materials for that process.

Например, первый процесс, который создал Райан, был для создание ссылок. В то время не многие крупные агентства предлагали создание ссылок; вместо этого все они были посвящены «массовому сканированию и анализу данных», - сказал он. Линкбилдинг было труднее масштабировать, поэтому большинство людей не предлагали его в таком масштабе.

Но Райан знал, как создавать белые SEO-ссылки. Итак, он построил процесс вокруг потребности, которую он определил на рынке.

«Я построил эти процессы, чтобы исключить эту работу, потому что я знал, сколько люди готовы платить за ссылку, и я знал, сколько это будет стоить. мне, чтобы доставить это с необходимым качеством. Поэтому я разработал очень подробные процессы, позволяющие людям из-за границы проводить информационную работу вручную. Поиск ссылок, связь с ними, переговоры, отслеживание, размещение… все это. В конце концов, я взял этот процесс и превратил его в обучающий видео-курс, который мне очень, очень помог », - сказал он.

Если вы не уверены, что начать строить в первую очередь, следуйте этой иерархии:

  1. То, что вы делаете хорошо и, в котором больше возможности на вашем рынке
  2. То, что у вас хорошо получается, что ваше агентство в настоящее время предоставляет в качестве услуги
  3. Управление проектами

Почему управление проектами является третьим вариантом? Это поможет вашей команде более надежно выполнять задачи. Райан обнаружил, что вначале он проводил большую часть своего времени в качестве менеджера проекта для нескольких сотрудников. Документируя, что он делал, чтобы проекты продвигались в соответствии с графиком, он смог нанять менеджера проекта и освободить его место для более актуальной работы.actual project manager and free up his plate for more relevant work.

== Если вы не готовы документировать процессы, которые вы используете при обслуживании клиентов, то лучше всего начать с управления проектами.

3. Используйте доску и начните тестирование

Ryan Stewart on Whiteboard Friday for Moz

Райан любит использовать доски для воплощения идей и общения со своей командой.

Как только вы узнаете свою дорожную карту и первый процесс, который хотите задокументировать , пора сесть и начать документировать.

Райан предпочитает начинать с доски. Ссылаясь на свой процесс построения ссылок, он начал с вопроса: «Что мне делать, чтобы перейти от ничего к защищенной ссылке?» Затем он обрисовал в виде схемы все шаги и людей, через которые ему нужно пройти, чтобы эта связь стала реальностью.

Вы можете пропустить пару шагов на первом проходе, но важнее получитьsomething вниз, потом исправлю. Как только заметки на доске заполнены, Райан превращает их в документ. И как только это было проверено на небольшом количестве сотрудников, он превращает его в видео-тренинг.

«Разбейте это до уровня СОП», - призвал Райан. «Превратите процесс в серию подпроцессов».

Это не та задача, которую он находит приятной. «Я не разбираюсь в деталях», - засмеялся он. «Но я понимал, что для того, чтобы добиться успеха, нужно сделать следующее».

Застрять? Нанять консультанта

Иногда ваш процесс просто не работает. Или, возможно, есть аспект вашего агентства, в котором у вас недостаточно опыта, чтобы выстроить процесс.

Для Райана время нанять консультанта было тогда, когда его команде дизайнеров требовалась помощь в построении процесса. «Наш ведущий дизайнер всегда был под водой, как и большинство дизайнерских команд. Хотя у всех нас были свои теории, нам было трудно точно определить, почему это так », - сказал он. Итак, они пригласили кого-то со значительным опытом проектирования.

«Консультанты ценны, потому что они предоставляют непредвзятую, внешнюю точку зрения. И все мы были маркетологами и разработчиками. Было невероятно ценно иметь человека, обладающего такими врожденными знаниями о продукте, который уже проходил через это и мог бы помочь нам принять окончательное решение о том, что нам нужно сделать ».

В результате они смогли повысить эффективность команды дизайнеров и определить процесс, который сработал для всех.

Если есть процесс, с которым вы не знакомы или о котором ваша команда спорит, вы можете значительно сэкономить время и сэкономить нервы, если привлечение кого-то извне, чтобы уладить разговор.

Заключительные мысли

Райан и его команда празднуют, когда был приобретен WEBRIS.

Не у всех одинаковые мотивы для налаживания агентских процессов. Для Райана это было избавиться от повседневной рутины и позволить своим сотрудникам взять на себя все задачи, которые он не хотел выполнять. Это позволило ему развивать бизнес, ориентироваться в приобретении и переориентировать свои временные обязательства.

Теперь он работает над проектом, чтобы превратить все успешные процессы своего агентства и учебные документы в программу обучения для других агентства. Все его новые видеоматериалы будут опубликованы на theblueprint.training.

Хотя он все еще поддерживает связь со своим агентством «на исполнительном уровне, Теперь у него есть время для новых проектов, таких как учебный курс, которыми он действительно любит заниматься.

«Вы по-прежнему хотите изменять заголовки страниц и просматривать отчеты, или вы хотите запускать и управлять бизнес? Не все хотят делать последнее, и это нормально. Но это то, что вам нужно спросить себя, - сказал он. Разработка процессов и завершение процесса приобретения «были очень позитивным шагом для моей карьеры, потому что я знал, что мне нужно выбраться из грязи, если я хочу иметь несколько предприятий и быть на руководящем, а не на рабочем уровне», он объяснил.

Список бонусных действий:  Получите наш 2-страничный обзор в PDF-формате элементов действий вы можете использовать для построения процессов вашего агентства на основе совета Райана.

Olivia Seitz

О Olivia Seitz

Оливия - контент-стратег в Grow & Convert, которая любит науку, кошек и свинг. Каждую рабочую неделю ей нравится сочетание написания, редактирования и стратегии.

Предметы действий [PDF] до Build Agency
Processes That Scale.

Предметы действий [PDF] до Build Agency
Processes That Scale.